Ministerstwo Spraw Wewnętrznych chce zliberalizować przepisy o elektronicznych formach aktów administracyjnych. Urząd będzie musiał doręczyć elektronicznie pismo stronie, gdy ona o to wystąpi lub wyrazi na to zgodę. Informatyzacja kontaktów urząd–obywatel skróci czas załatwiania spraw i uprości drogę urzędową.
Dziś każda decyzja administracyjna i postanowienie jest doręczane stronom na piśmie. Natomiast tylko od dobrej woli urzędnika zależy, czy inne dokumenty urzędowe zostaną przedstawione stronie w formie elektronicznej. To wkrótce się zmieni. Taki cel przyświeca Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji, które skierowało do Rady Ministrów projekt nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Projekt ten będzie omawiany na jutrzejszym posiedzeniu rządu.
– To kolejny etap w ramach strategii, która ma doprowadzić do informatyzacji administracji. Pojawią się przepisy umożliwiające stosowanie elektronicznej skrzynki podawczej i urzędowego poświadczenia odbioru – ocenia adwokat Marek Gruchalski z Kancelarii Nowakowski i Wspólnicy.

Klucz do sukcesu

W nowelizacji k.p.a. kluczowe znaczenie będzie miała zmiana art. 14 par. 1. Dziś kreuje on zasadę pisemności postępowania. Resort spraw wewnętrznych proponuje więc, by wszystkie sprawy administracyjne można było załatwiać w formie pisemnej lub w postaci dokumentu elektronicznego. Będzie to kolejna rewolucja w k.p.a. Do pierwszej doszło cztery lata temu, gdy do kodeksu wprowadzono możliwość doręczenia pisma drogą elektroniczną. Jednak wówczas wszystko uzależniono (teraz jest tak samo) od dobrej woli urzędu. Gdy strona postępowania zwróciła się lub wyraziła zgodę na doręczenie pisma drogą elektroniczną, urząd mógł negatywnie ustosunkować się do jej wniosku. Tak więc doręczenie pisma za pomocą poczty elektronicznej jest nadal w gestii uznania urzędu. Dziś resort proponuje usunięcie z art. 391 zwrotu „może”, który pozwala na fakultatywne działanie urzędnika. Rozszerzony ma zostać zakres podmiotowy prze- pisu. Obejmie on też innych uczestników postępowania. W praktyce więc urząd będzie musiał doręczyć elektronicznie pismo stronie, gdy o to ona wystąpi lub wyrazi na to zgodę.
– Istotne złagodzenie wymogów formalnych w stosunku do uczestników postępowania oraz wprowadzenie obowiązków w zakresie wykorzystania dokumentów elektronicznych przez organy administracji doprowadzi do upowszechnienia poczty elektronicznej – uważa dr Marek Świerczyński z Kancelarii Baker & McKenzie.



Skany zastąpią oryginały

Zmieniony zostanie także art. 63 k.p.a. Obecnie stanowi on, że podania do urzędów, czyli żądania, wyjaśnienia, odwołania i zażalenia mogą być wnoszone przez obywateli także pocztą elektroniczną. Jednak tylko pozornie jest to rozwiązanie, które cieszy petentów. Przepisy bowiem wymagają bezwzględnie, by takie podanie opatrzone było bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. To jest już kłopot dla petenta, bowiem rzadko kto ma taki podpis. Poza tym jest on dla zwykłych ludzi dość kosztowny. Resort proponuje, by zamiast bezpiecznego podpisu wystarczyło złożenie podania za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą.
Dziś, aby złożyć pismo do urzędu drogą elektroniczną, należy je wysłać na jakikolwiek jego adres elektroniczny i opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tym samym podanie przesłane na każdy z adresów poczty elektronicznej w urzędzie należy uznać za skutecznie wniesione. Rodzi to ryzyko, że e-podanie może zostać niezauważone przez urzędnika. Wprowadzenie elektronicznej skrzynki podawczej wyeliminuje to ryzyko – uważa Marek Gruchalski. – Nowelizacja wprowadza też nieznane dziś urzędowe poświadczenie odbioru, które jest informacją zwrotną do adresata, że zostało ono skutecznie złożone – dodaje.
– Najistotniejsza jest zmiana art. 63 k.p.a. Umożliwi dekretowanie drogą elektroniczną pism wszczynających postępowanie lub tych w toku postępowania. Dekretowanie pism w urzędach w formie elektronicznej może się niekiedy okazać fikcją. Wiele z nich wymaga załączenia oryginałów lub poświadczonych kopii, niestety, nowe przepisy nie zajmują się tą kwestią – tłumaczy radca prawny Agata Pastuchow-Brzezińska z Kancelarii TGC Corporate Lawyers.
W praktyce może okazać się, iż ciągle łatwiej jest udać się do urzędu pocztowego i nadać podpisany wniosek na poczcie, niż wysłać go w formie elektronicznej i później uzupełniać o papierowe załączniki – dodaje.
– Nowe prawo powinno umożliwiać stronie opieranie wniosku na skanach oryginalnych dokumentów, a obowiązek przedłożenia oryginałów lub ich odpisów powinien powstawać, gdy urząd nabierze wątpliwości co do wiarygodności dokumentu. W przyszłości prawo powinno również zezwalać na przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności tworzenia papierowych akt – uważa Agata Pastuchow-Brzezińska.

Pożegnanie z formą papierową

Największa zmiana dotyczyć ma decyzji administracyjnych i postanowień, czyli kluczowych dla urzędów form wyrażania woli i oświadczeń. Decyzję będzie można doręczyć stronom na piśmie lub za pomocą komunikacji elektronicznej. Podobnie ma być z postanowieniem. Jedynym warunkiem elektronicznego doręczenia decyzji czy postanowienia będzie konieczność zaopatrzenia ich w bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Podobne rozwiązanie przewidują zmiany w przepisach o wezwaniach i zawiadomieniach o sposobie załatwienia skargi i wniosku.
Wojciech Wiewiórowski, dyr. Departamentu Informatyzacji MSWiA, zapewnia, że bezpieczny podpis zostanie zastąpiony przez inne mniej sformalizowane jego formy, gdy zakończą się prace nad nową ustawą o podpisie elektronicznym.
Według Agaty Pastuchow-Brzezińskiej papierowa forma decyzji przez długi czas nie wyjdzie z użytku. Dlatego że inne sfery życia, np. sądownictwo, nadal są oporne na nowe technologie.
– Zmiany są niezbędne, bez względu na problemy, jakie mogą powstać w okresie przejściowym, i wiązać się będą z interpretowaniem przepisów i implementacją technologii. Każda zmiana prawa, pozwalająca na powszechne wykorzystywanie zdobyczy technologii, to krok w dobrym kierunku – konkluduje radca prawny Agata Pastuchow-Brzezińska.