Na ile chcą korzystać z nowoczesnych technologii? Dlaczego wielu z nich jeszcze się na to nie zdecydowało?
Jeszcze 20 lat temu w każdej kancelarii panowała nad wszystkim niekwestionowana królowa – pani Zosia, Marysia albo Jola. Najczęściej niemłoda, bo doświadczenie w tej pracy było najważniejsze. Sekretarka – rzeczywiście znała wszystkie sekrety, nikt nie wiedział lepiej niż ona, gdzie jest w tej chwili mecenas, jaki ma plan dnia i tygodnia, a już na pewno gdzie są akta sprawy, nad którą powinien właśnie pracować. Panią Zosię i spółkę zastąpiły potem recepcjonistki, już nie sekretarki. I pewnie są niezbędnym ogniwem w kontaktach z klientami, zwłaszcza w większych kancelariach. Prawdziwa sekretarka w naszych czasach będzie jednak… sztuczna. Konkretnie cyfrowa.
Kancelarie prawne mają wiele obowiązków administracyjnych – niezbędnych zarówno dla rozliczeń z klientami, jak i z zatrudnionymi, jeśli tacy są. Na przykład rejestracja czasu pracy. Ta czynność zajmuje nawet do dwóch godzin z 40-godzinnego tygodnia pracy i zabiera czas, który można by przeznaczyć na rzeczywiste wykonywanie zawodu – świadczenie pomocy prawnej klientom. Na tę uciążliwość skarży się 76 proc. ankietowanych prawników w badaniu „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych” (badanie przeprowadzone na zlecenie LegalTech Polska przez Centrum Zarządzania Innowacjami i Transferem Technologii Politechniki Warszawskiej zakończyło się w maju tego roku, dane są więc aktualne). Zwracają też uwagę, że konieczne, a jednocześnie uciążliwe, jest ewidencjonowanie konkretnych czynności wykonywanych na rzecz danego klienta, często drobnych, jednak po zsumowaniu okazujących się całkiem sporą pracą. Dla 2/3 badanych uciążliwe jest rozliczanie się z klientem (tu konieczna jest wspomniana wcześniej ewidencja; musi być bardzo solidna i konkretna, by zleceniodawca nie podważał rzeczywistego przebiegu współpracy).
To zadania administracyjne. Pozostaje jeszcze merytoryczna część pracy: śledzenie stanu orzecznictwa i stale zmieniających się przepisów. Ankietowani prawnicy narzekają przy tym na rozproszenie źródeł informacji, przy czym właściwa obsługa prawna jest dla zdecydowanej większości najmniejszym problemem (w zależności od czynności od 11 do 28 proc. uważa, że jest uciążliwa).
Wiele z tych problemów można by uniknąć dzięki IT.
– Uważam, że w ciągu najbliższych kilkunastu miesięcy prawnicy bez wsparcia IT zostaną wyparci całkowicie z niektórych rodzajów usług. Ze względu na szybkość świadczenia usługi lub jej zakres odpadną im najważniejsi klienci. Czołówka „cyfrowych kancelarii” będzie grała w zupełnie innej lidze niż analogowi prawnicy. Dawno już opuściliśmy świat, gdzie informatyka posługiwała się wyłącznie językiem liczb i była przeznaczona dla tych, którzy świetnie posługiwali się tym językiem, jak analitycy, księgowi czy inżynierowie. IT weszło w sfery, które do tej pory były domeną humanistów i tam, gdzie wydawało się, że nic człowieka nie zastąpi – mówi Michał Jaworski, przewodniczący Rady Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji.
Inwestycje w nowe technologie jako pożądane wskazuje 53 proc. badanych. To niezły wynik – w podobnej ankiecie w Wielkiej Brytanii było to 67 proc. („Raising the bar. Digital technology and the enhancement of legal services”). Niemal 80 proc. respondentów zgodziło się, że wprowadzenie systemów informatycznych do codziennych czynności jest dobrym sposobem na usprawnienie ich pracy, w tym ponad połowa nie miała co do tego wątpliwości.
– „Diagnoza potrzeb prawników…” potwierdza, że w najbliższym czasie dojdzie do rewolucji w wykonywaniu zawodu prawnika w Polsce. Identyfikacja prawnego problemu klienta czy też przygotowanie materiałów to zadania merytoryczne, którymi zajmują się prawnicy. Zarządzanie czasem pracy czy rozliczanie zleceń to część organizacyjna, którą każda kancelaria musi się zajmować. W znacznej większości prawnicy potwierdzają, że IT pomoże im w tych procesach, ale wskazują na wielość i niepełność dostępnych rozwiązań. Już wiedzą, czego chcą, ale narzędzia nie są doskonałe. Mają jeszcze wątpliwości, czy są gotowi na IT, ale to tylko kwestia podjęcia decyzji, pracy i determinacji w osiąganiu celów. W najbliższym czasie ci, którzy zdecydują się na zmianę, zyskają nad konkurencją wielką przewagę. Chmura pozwoli na sprawną pracę pomiędzy prawnikami oraz z klientami. Zapewni też wyższy poziom bezpieczeństwa. Specjalistyczne rozwiązania sztucznej inteligencji będą wspomagały pracę prawników w rutynowych i powtarzalnych działaniach, a pozostawi tylko właściwe zadania merytoryczne. Rozwiązania IT muszą być jednak przystosowane do specyfiki pracy i języka prawników, pozbawione informatycznego żargonu i łatwe w obsłudze – komentuje Michał Jaworski.
– Z jednej strony prawnicy deklarują, że chcieliby korzystać szeroko z nowoczesnych technologii, jednak z drugiej strony widzą wiele powodów, dla których nie mogą tej deklaracji w pełni wcielić w życie. Podstawowym powodem jest brak oferty w pełni odpowiadającej potrzebom branży prawnej. Jednych to popycha do prób stworzenia własnego oprogramowania, drugich zaś, przeciwnie, zniechęca do inwestowania czasu nawet w testowanie rozwiązań już obecnych na rynku lub ich dostosowywanie do swoich wymogów. Drugim powodem są ograniczenia budżetowe. Trzecim zaś niechęć do zmiany sposobu działania oraz konieczność poniesienia nakładów na zmianę nawyków i szkolenia. Moim zdaniem wskazuje to wyraźnie, że z chwilą, gdy prawnicy otrzymają narzędzia, które są zaprojektowane razem z prawnikami i dla nich, które można łatwo i rozsądnym kosztem wdrożyć, narzędzia te powinny zostać szybko zaakceptowane w branży prawnej. Nie powinny być to zatem rozbudowane platformy informatyczne, które mają wspierać prawnika w każdym aspekcie jego pracy, a raczej modułowe rozwiązania, które łatwo wdrożyć indywidualnie, a potem rozbudowywać – komentuje Tomasz Zalewski, radca prawny, prezes fundacji LegalTech Polska. – Na razie, jak się wydaje, klienci nie są jeszcze zainteresowani korzyściami wynikającymi z wdrożeń technologicznych w usługach prawnych świadczonych przez kancelarie. Jestem jednak przekonany, że to się zmieni, zwłaszcza jeśli na szerszą skalę takie rozwiązania będą wykorzystywane w działach prawnych przedsiębiorstw i klienci odkryją, że pozwalają one zrobić więcej mniejszym nakładem pracy, a przede wszystkim uwolnić czas prawników od czynności określanych w raporcie jako administracyjno-biurowe. Wówczas technologie realnie zaczną zmieniać sposób, w jaki prawnicy wykonują swój zawód – mówi Tomasz Zalewski.