statystyki

Przetwarzanie danych osobowych w firmie szkoleniowej zgodnie z RODO? To proste!

autor: Michał Koralewski14.07.2018, 13:00
Przetwarzanie danych osobowych w firmie szkoleniowej zgodnie z RODO

Przetwarzanie danych osobowych w firmie szkoleniowej zgodnie z RODOźródło: Inne

Pani Anna Kowalska stanęła przed problemem, jak przetwarzać dane osobowe klientów zgodnie z RODO w małej firmie szkoleniowej? Jako mikroprzedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w oparciu o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Posiada bazę danych klientów: są to np. architekci, ale i pracownicy różnych instytucji (np. urzędnicy), korzystający wcześniej z jej szkoleń.

Zapraszając prawnika na spotkanie, pani Anna miała nadzieję, że rozmowa z nim pozwoli jej na rozwianie najważniejszych wątpliwości. Dobrze się do spotkania przygotowała. Sporządziła też listę swoich pytań i wątpliwości, którą przesłała do kancelarii.

Przede wszystkim chciała się dowiedzieć, jak nawiązać kontakt z potencjalnymi klientami. Czy np. może wysłać e-mail do potencjalnego klienta (architekta, lekarza, urzędnika, pracownika instytucji), którego adres znalazła np. na stronie internetowej? Czy i w jaki sposób należy prawidłowo wypełnić obowiązek informacyjny względem nowego klienta będącego osobą fizyczną? Pani Anna zastanawia się również, jak prawidłowo pozyskać zgody i jak je archiwizować.

Kolejna grupa pytań dotyczyła już istniejącej i mozolnie zbieranej bazy teleadresowej klientów. Pani Anna co pewien czas do nich dzwoni i zaprasza ich na kolejne szkolenia. Czy konieczne jest dostosowanie tejże bazy danych do wymogów RODO?

Z kolei przy organizacji niektórych przedsięwzięć pani Anna otrzymuje listę uczestników od administratora, np. instytucji, dla której szkolenie będzie prowadzone. Zastanawia się, czy w takim przypadku powinna podpisać umowę powierzenia przetwarzania tych danych osobowych.

Ostatnia grupa pytań dotyczy dokumentacji, jaką firma powinna posiadać zgodnie z RODO. Czy pani Anna powinna prowadzić rejestr czynności przetwarzania i co w nim zapisywać? Czy przepisy przewidują jeszcze inne obligatoryjne dokumenty z zakresu ochrony danych osobowych?

Mecenas przybył na spotkanie z listą wcześniej otrzymanych pytań w ręku.

– Dzień dobry, dziękuję, że znalazł pan dla mnie czas w tak gorącym, jak się domyślam, dla pana czasie – przywitała go właścicielka firmy.

– Tak, temat RODO wciąż sprawia przedsiębiorcom olbrzymie problemy – odparł mecenas.

– Wiem coś o tym. Jak wspomniałam już w rozmowie telefonicznej, potrzebuję kompleksowej porady w związku z RODO. Przeczytałam rozporządzenie, wiele artykułów, brałam też udział w szkoleniu, jednak wiele spraw nadal jest dla mnie niejasnych – stwierdziła pani Anna.

– Nie dziwi mnie to – odparł prawnik. – Zapoznałem się z przesłanymi pytaniami i dokumentami. Muszę panią pochwalić. To dobrze, że na stosowanych formularzach dla uczestników szkoleń są klauzule pozwalające na udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, również na cele marketingowe. Ale warto je jednak dostosować do obecnych wymogów.

– Cieszę się, że nie musimy zaczynać od zera – kontynuowała pani Anna. – Kluczowe jest dla mnie jednak to, czy i jak mogę pozyskiwać dane osobowe od potencjalnych klientów. Czy bez uzyskania ich zgody na przetwarzanie danych osobowych nie mogę absolutnie nic zrobić?

– RODO nie jest aż tak stanowcze. Rozporządzenie przewiduje bowiem kilka różnych przesłanek pozwalających na przetwarzanie danych osobowych. Jedną z nich, ale nie jedyną, jest zgoda osoby, której dane podlegają przetwarzaniu… – rozpoczął odpowiedź radca prawny.

– Czy zatem nie potrzebuję zgody na zbieranie danych z internetu i mogę swobodnie z tych danych osobowych korzystać? – przerwała pani Anna.

– Sprawa jest bardziej skomplikowana – ciągnął dalej prawnik. – W tym przypadku mogłaby pani powołać się na przesłankę prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych, konkretnie zaś na realizację celu marketingowego, ale nie zamyka to sprawy.


Pozostało jeszcze 86% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Galerie

Polecane