Firmy nie powinny uzależniać zwrotu pieniędzy od podania dokładnego adresu przez klienta. Jest to niezgodne z wprowadzoną przez RODO zasadą minimalizacji danych
Z problemem żądania zbyt szczegółowych danych osobowych przy reklamacji zgłosili się do DGP czytelnicy. Kupili oni skipassy na Kasprowy Wierch. Ostatniego dnia ich pobytu wyciąg nie działał z powodu zbyt silnego wiatru. W takich sytuacjach Polskie Koleje Linowe zwracają pieniądze. Gdy jednak czytelnicy poprosili o to pracownika kasy, ten zażądał podania dokładnych danych, razem z adresem zamieszkania. Odmówili, uznając, że tak szczegółowe dane nie są potrzebne. Ich reklamacja ostatecznie została uwzględniona. Pozostało jednak pytanie, czy przedsiębiorca ma prawo uzależniać zwrot pieniędzy od wskazania dokładnego adresu przez klientów?
PKL tłumaczą, że ich sposób postępowania wynika z przepisów. I wskazują na rozporządzenie ministra finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. poz. 363 ze zm.). Zgodnie z nim protokół zwrotu powinien być podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
– Protokół zwrotu usługi PKL zakupionej w kasie lub biletomacie, zwracanej na podstawie paragonu fiskalnego lub biletu, jest skonstruowany w sposób, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować klienta i rzetelnie przedstawić liczbę zwrotów w razie ewentualnych wątpliwości urzędu skarbowego. Z naszej praktyki wynika, że sam podpis na protokole często byłby niewystarczający – klienci podpisują się nieczytelnie lub parafką. Powoduje to, iż spółka, jako podatnik VAT, mogłaby się narazić na zarzut braku należytej staranności przy dokonywaniu zwrotu za niewykonaną usługę, a tym samym nieuzasadnione obniżenie wykazanego obrotu w zakresie podatku VAT – wyjaśnia Luiza Rosłon z biura prasowego PKL.
Spółka podkreśla, że nie przetwarza danych w żadnym innym celu i gromadzi je, przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, wyłącznie na potrzeby ewentualnej kontroli podatkowej.
– Podobne zasady stosuje wiele podmiotów na rynku. Wymogu podania danych osobowych w przypadku zwrotu nie nakładamy na klientów kupujących bilety online, ponieważ w tym przypadku adres jest podawany przy rejestracji konta – zaznacza Luiza Rosłon.
Zapytany przez nas ekspert uważa jednak, że wskazane przez spółkę przepisy nie dają podstaw, by żądać tak szczegółowych danych. Zwłaszcza od 25 maja, kiedy to zaczęło być stosowane unijne rozporządzenie 2016/679 o ochronie danych osobowych (RODO), które wprowadziło zasadę minimalizacji danych. Zgodnie z nią nie można przetwarzać więcej danych, niż jest to niezbędne.
– Z przepisów wynika, że w ewidencji zwrotów i reklamacji należy przechowywać protokół zwrotu podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Rozporządzenie nie wymaga więc zbierania danych adresowych – podkreśla Maciej Gawroński, partner zarządzający w kancelarii Gawroński & Partners. Jego zdaniem można sobie wyobrazić sytuację, że dane te są niezbędne z powodu wyłudzania zwrotów przez klientów czy chociażby wykupywania biletów przez koników.
– Jednak skoro zwrot następuje z powodu tego, że usługa nie została wykonana, ponieważ kolejka nie kursowała, to firma nie ma podstaw, aby żądać informacji, których przy sprzedaży biletu nie żądała – czyli danych adresowych niedoszłego pasażera. Przepisy tego nie wymagają, uzasadniony interes PKL również nie – podsumowuje prawnik, zwracając uwagę, że niejednokrotnie sam oddawał towar w sklepie i nie żądano od niego, by podał swój adres.
Argumentację PKL osłabia jeszcze jeden fakt. Jak wynika z relacji czytelników, zostali poproszeni przez sprzedawcę biletów o zapisanie swego adresu na kartce papieru. Mogli więc wpisać w zasadzie cokolwiek i nikt by tego nie zweryfikował.