1. Digitalizacja: faza testowa

Z dniem 15 marca 2018 r. obowiązek złożenia do sądu rejestrowego podpisanego tradycyjnie kompletu papierowych dokumentów dotyczących zamknięcia roku obrotowego przedsiębiorcy został zastąpiony obowiązkiem złożenia ich elektronicznych odpowiedników.

Złożenie dokumentów w formie elektronicznej w zmienionym stanie prawnym odbywa się, co do zasady, bez udziału sądu rejestrowego i polega na wgraniu plików ze skanami oryginałów papierowych dokumentów do nowoutworzonego systemu teleinformatycznego pod nazwą Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Należy pozytywnie ocenić sam kierunek zmian, którego celem jest umożliwienie przedsiębiorcom spełnienia obowiązków ustawowych bez fizycznej wizyty w organie. Nowe regulacje bronią się również z perspektywy zwolnienia składających z konieczności uiszczania opłaty od wniosku o wpis wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych oraz ze względu na ich niechybny wpływ na skrócenie kolejek do biur podawczych w sądach rejestrowych w okresach sprawozdawczych.

Z powyższą pozytywną ocenę obniża jednakże brak spójności pomiędzy treścią nowych przepisów a możliwością ich praktycznego zastosowania w ramach obecnie działających systemów teleinformatycznych.

źródło: Materiały Prasowe

2. Aktualizacja do wersji 1.01 potrzebna od zaraz

Wątpliwości dotyczące zakresu i sposobu stosowania nowych przepisów pojawiają się już na etapie gromadzenia papierowych egzemplarzy dokumentów:

2.1 Pierwsza wątpliwość: dokumenty podlegające złożeniu

Nowe przepisy rozszerzają dotychczasowy katalog dokumentów podlegających złożeniu o oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości.

Niestety, niedostępne są żadne ustawowe wskazówki, doprecyzowujące zakres takiego oświadczenia lub wskazujące na podmiot zobowiązany do jego złożenia. Tymczasem, poprawne ustalenie zakresu oświadczenia oraz tożsamości podmiotu je składającego ma kluczowe znaczenie przy ocenie ryzyk prawnych związanych z niezłożeniem albo złożeniem niezgodnego z prawdą oświadczenia.

W oparciu o analizę słowną oraz systemową nowych przepisów, wydaje się, że oświadczenie powinno zostać złożone przez przedsiębiorcę, którego dotyczą składane dokumenty oraz iż powinno ono dotyczyć nie tylko merytorycznej zgodności treści składanych dokumentów z przepisami ustawy od rachunkowości, ale także zgodności z wymogami formalnymi dotyczącymi sposobu sporządzenia, przyjęcia i podpisania tych dokumentów.

W praktyce, jak opiszemy w pkt 3 poniżej, złożenie oświadczenia o takiej treści nie jest obecnie technicznie możliwe, a dopuszczalne technicznie rozwiązanie zmienia zarówno zakres oświadczenia jak i osobę składającego (a w konsekwencji, także rozkład ryzyk prawnych).

2.2. Druga wątpliwość: osoby podpisujące papierowe egzemplarze dokumentów

Zasady podpisywania papierowych egzemplarzy dotychczas składanych dokumentów pozostają bez zmian. Nie jest natomiast jasne, kto podpisuje nowe oświadczenie o zgodności składanych dokumentów z ustawą o rachunkowości.

Zakładając, że oświadczenie składa przedsiębiorca, którego dotyczą składane dokumenty, należałoby uznać, że wystarczające jest złożenie podpisu przez osoby uprawnione do reprezentowania danego przedsiębiorcy, zgodnie z ogólnymi zasadami jego reprezentacji.

Tymczasem z nieformalnych rozmów z przedstawicielami Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że oświadczenie powinno zostać podpisane przez ten sam poszerzony krąg osób, które podpisują sprawozdanie finansowe. Stanowisko to nie znajduje jednak wyraźnej podstawy prawnej w nowych przepisach.

2.3 Trzecia wątpliwość: osoby składające zdigitalizowane dokumenty

Nie każda osoba uprawniona do reprezentowania przedsiębiorcy jest uprawniona do złożenia w jego imieniu zdigitalizowanych dokumentów.

Dokumenty te składa członek organu reprezentacji, likwidator albo syndyk, a w przypadku spółki osobowej - wspólnik, których dane, w tym obowiązkowo nr PESEL, ujawnione są w rejestrze przedsiębiorców(„e-reprezentant”).

E-reprezentantem przedsiębiorcy nie może być zatem ani prokurent, ani kurator, pomimo ujawnienia danych tych osób w rejestrze przedsiębiorców KRS. E-reprezentantem nie może być również pełnomocnik procesowy przedsiębiorcy.

Nie każdy przedsiębiorca posiada obecnie swojego e-reprezentanta - brak ten wystąpi np. w przypadku, gdy żaden z członków zarządu spółki nie posiada nr PESEL.

W takim przypadku, ustawodawca wyjątkowo umożliwia przedsiębiorcy złożenie dokumentów przez pełnomocnika procesowego (pierwszy tryb alternatywny) albo przez inną osobę reprezentującą przedsiębiorcę (drugi tryb alternatywny). W praktyce, jak opiszemy w pkt 4 i 5 poniżej, skorzystanie z któregokolwiek z alternatywnych trybów obarczone jest jednak problemami wynikającymi z braku spójności nowych przepisów z obecnymi możliwościami technicznymi systemu teleinformatycznego.

2.4 Czwarta wątpliwość: e-reprezentant oddziału przedsiębiorcy zagranicznego

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego nie posiada własnych organów. Nawet gdyby przyjąć, że organem uprawnionym do reprezentacji oddziału jest zarząd zagranicznej spółki, to i tak członkowie zarządu takiej spółki nie spełniają ustawowych przesłanek do uznania ich za e-reprezentantów, z tej przyczyny, że w rejestrze przedsiębiorców nie ma rubryki przewidzianej na ujawnienie ich nr PESEL.

Wykładnia językowa nowych przepisów prowadzi zatem do  konkluzji, że w oddziale przedsiębiorcy zagranicznego nie istnieje osoba, która mogłaby być jego e-reprezentantem.

Należy przy tym zauważyć, że wskazana powyżej regulacja nie jest kompatybilna z art. 69 ust. 1b ustawy o rachunkowości, wedle którego sprawozdania finansowe oddziału przedsiębiorcy zagranicznego składa kierownik oddziału. Status ten, zgodnie z szeroko przyjętą i raczej niekontrowersyjną praktyką, przyznaje się wskazanej przez przedsiębiorcę zagranicznego osobie upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego. Co istotne, dane takiej osoby, w tym nr PESEL, podlegają ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców. W konsekwencji osoba ta wydaje się być naturalnym kandydatem na e-reprezentanta. Takie rozumienie roli przedstawiciela wynika również z nieformalnych rozmów z przedstawicielami Ministerstwa Sprawiedliwości. Jednakże, na gruncie nowych przepisów brak wyraźnego umocowania dla przedstawiciela do działania w tym zakresie.

3. Składanie dokumentów przez e-reprezentanta (tryb podstawowy)

W celu złożenia dokumentów w systemie teleinformatycznym prowadzonym przez Ministra Sprawiedliwości, co najmniej jeden e-reprezentant przedsiębiorcy musi utworzyć swoje indywidualne konto w takim systemie.

Utworzenie konta wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego („e-podpisu”) lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP („podpisu ePUAP”). Nie jest przy tym obecnie możliwe posłużenie się e-podpisem uzyskanym od zagranicznego dostawcy.

Następnie, podpisane w tradycyjny sposób dokumenty należy zeskanować oraz, po kolei wgrać do systemu teleinformatycznego. E-reprezentant posługujący się podpisem ePUAP, wgrywa do systemu zwykłe skany dokumentów, zaś e-reprezentant posługujący się e-podpisem, wgrywa do systemu skany dokumentów, które zostały już wcześniej przez niego opatrzone takim e-podpisem.

Co ciekawe, system nie umożliwia wgrania oświadczenia o zgodności tych dokumentów z ustawą o rachunkowości, natomiast.  e-reprezentant zobowiązany jest, dla każdego składanego dokumentu osobno, oświadczyć, poprzez zaznaczenie w odpowiedniej rubryce, że dany dokument: został podpisany przez kierownika jednostki albo że na dokumencie brakuje któregokolwiek z wymaganych podpisów.

Zakres powyższych oświadczeń jest istotnie węższy od zakresu oświadczenia wynikającego z nowych przepisów. Nie jest też jasne, czy oświadczenia w systemie teleinformatycznym składa e-reprezentant we własnym imieniu, czy też w imieniu reprezentowanego przedsiębiorcy. Jak zaznaczono w pkt 2.1 powyżej, wyjaśnienie obu powyższych  kwestii ma istotne praktyczne znacznie.
Po wgraniu dokumentów oraz złożeniu opisanych powyżej dodatkowych oświadczeń, e-reprezentant podpisuje zgłoszenie e-podpisem albo podpisem ePUAP.

źródło: Materiały Prasowe

4. Składanie dokumentów w systemie S24 przez zawodowego pełnomocnika (pierwszy tryb alternatywny)

W celu złożenia dokumentów, będący radcą prawnym lub adwokatem pełnomocnik procesowy przedsiębiorcy musi utworzyć w systemie S24 swoje indywidualne konto, posługując się e-podpisem lub podpisem ePUAP.

Następnie, pełnomocnik wypełnia elektroniczny formularz KRS-Z30 oraz wgrywa skany wymaganych załączników. Skany te muszą zostać uprzednio opatrzone e-podpisem pełnomocnika.

Wbrew przepisom ustawy, w ramach systemu S24, pełnomocnik procesowy przedsiębiorcy nie ma obecnie możliwości złożenia wniosku poprzez posłużenie się podpisem ePUAP.

5. Składanie dokumentów w systemie S24 (drugi tryb alternatywny)

W oparciu o art. 19e ust. 7 znowelizowanej ustawy o KRS, w przypadku negatywnej weryfikacji składającego dokumenty finansowe w trybie podstawowym, przedsiębiorcy umożliwia się złożenie dokumentów finansowych w systemie S24 przez osobę uprawnioną do jego reprezentacji.

Przykładowo, osobą, która mogłaby złożyć wniosek w drugim trybie alternatywnym mógłby być nowo powołany i jeszcze nieujawniony w KRS członek zarządu, w sytuacji gdy pozostali członkowie zarządu nie mają statusu e-reprezentanta.

Procedura składania dokumentów jest taka sama jak w pierwszym trybie alternatywnym, tj. wniosek w tym trybie może złożyć wyłącznie osoba posługująca się e-podpisem, zaś na posłużenie się przez wnioskodawcę podpisem ePUAP system S24 nie zezwala.

6. Druga faza digitalizacji od 1 października 2018

Kolejny etap digitalizacji wiązać się będzie z  rozszerzeniem obowiązku uzyskania e-podpisu lub podpisu ePUAP na wszystkich członków zarządu oraz na głównego księgowego.

Warto pomyśleć o tym wcześniej, aby uniknąć opóźnień w wykonaniu ustawowych obowiązków i związanego z takim naruszeniem ryzyka odpowiedzialności cywilnej lub karnej.