System ERP (Enterprise Resource Planning) to kompleksowe narzędzie informatyczne wspierające zarządzanie organizacją. Choć kluczowe obszary tego typu oprogramowania, takie jak planowanie produkcji czy usprawnienie gospodarki magazynowej to zagadnienia raczej trudne do skojarzenia z zawodem prawnika, okazuje się, że aplikacje ERP mogą być z powodzeniem wykorzystywane także w tej branży. Ostatecznie zarządzanie kancelarią prawną również opiera się na efektywnej alokacji zasobów. W dodatku tych najbardziej wartościowych – kapitału ludzkiego i know-how. W jaki sposób zatem środowisko informatyczne, dotychczas kojarzone głównie z produkcją czy handlem, może usprawnić pracę kancelarii?
prawo, Temida, sąd, wyrok, orzeczenie, sądownictwo / ShutterStock

Ryszard Fogt, prezes zarządu Foonsy S.A., firmy posiadającej w swojej ofercie m.in. system dedykowany właśnie branży prawniczej, wśród głównych zalet oprogramowania ERP wskazuje uporządkowanie obszaru projektowego. Rejestrowanie w aplikacji nowych spraw, ich elastyczny podział na typy i kategorie oraz odpowiednia parametryzacja wszystkich wykonywanych czynności, zapewniają pełną kontrolę działań oraz sprawną koordynację prac grupy prawników. System umożliwia tworzenie dowolnie zagnieżdżonej struktury spraw skojarzonych, z którymi łączyć można osoby odpowiedzialne, wybrane dokumenty, niezbędne zasoby, a także notyfikacje i potwierdzenia, ułatwiające sprawowanie nadzoru nad projektem. Co więcej, sieć powiązań obejmująca wszystkie te elementy jest widoczna zarówno na poziomie całego projektu, jak i w pojedynczym wydarzeniu odnotowanym we wbudowanym w system kalendarzu.

– Kolejny ułatwieniem – wylicza Fogt – jest usprawnienie obiegu dokumentów. Pełna integracja poszczególnych modułów funkcjonalnych z pocztą elektroniczną, powiązaną z bazą klientów, umożliwia zapis wiadomości e-mail w postaci dowolnego pliku, a następnie przydzielenie ich do konkretnej sprawy i odpowiedniej grupy odpowiedzialnych za nią osób. Każdy z wybranych użytkowników systemu otrzymujących dane wiadomości jest o tym powiadamiany, a system rejestruje datę odczytania takiego zbioru dokumentów. Dzięki temu przegląd chronologii wydarzeń, obejmującej wszelkie działania związane z korespondencją przychodzącą i wychodzącą, umożliwia dokładną analizę każdej sprawy. Ponadto, wszystkie tworzone dokumenty, generowane faktury czy oferty wysyłane do klienta, są archiwizowane, co ułatwia monitoring prac.

Szanse wynikające z wdrożenia systemu ERP w kancelarii prawnej coraz częściej dostrzegają także sami zainteresowani.
– Zakup oprogramowania zdecydowanie uporządkował pracę naszego zespołu – mówi Jacek Barczak, radca prawny, partner w kancelarii Barczak Rozpara – Aplikacja umożliwia szybki dostęp do wszystkich powiązanych ze sobą dokumentów, wydarzeń, zadań przydzielonych osobom zajmującym się danym projektem, a także informacji o kontrahentach czy sądach rozpatrujących sprawę. Wszystko to ułatwia sprawną koordynację działań i znacząco obniża koszty każdego projektu. Dodatkowo niezwykle wartościowy z naszego punktu widzenia wydaje się być mechanizm notyfikacji informujący o nowych wydarzeniach, zadaniach oraz korespondencji tradycyjnej i mailowej powiązanej ze sprawą, który pozwala zapobiegać sytuacjom, gdy prawnik nie reaguje odpowiednio i w terminie na dane zdarzenie.

W obliczu niewątpliwych korzyści oferowanych przez opisywane oprogramowanie, pojawia się jeszcze kwestia wyboru dostawcy aplikacji. Na co należy zwracać uwagę przy zakupie systemu?
– Istotne jest dopasowanie aplikacji do konkretnej działalności - mówi Filip Januszewski, wykładowca akademicki specjalizujący się w zagadnieniach związanych z CRM i pomiarem wartości klienta. – Oprogramowanie, które sprawdza się w firmie produkcyjnej niekoniecznie musi konweniować z potrzebami tak wymagających klientów, jakimi są kancelarie prawne. W tym konkretnym przypadku istotne będą np. możliwość generowania w systemie szablonów dokumentów, które znacząco przyspieszają rutynowe czynności, a także sposób przechowywania danych i ich bezpieczeństwo. Myślę, że ciekawym rozwiązaniem pojawiającym się w najbardziej zaawansowanych systemach, a mogącym znaleźć szerokie zastosowanie w codziennej pracy prawnika, jest również wbudowany w aplikację komunikator. Doskonale sprawdza się on w kontach współdzielonych, w których wielu użytkowników może komentować poszczególne wiadomości bez konieczności rozsyłania ich po całej organizacji.

– Upowszechnienie się innowacyjnych narzędzi do zarządzania kancelarią prawną jest jedynie kwestią czasu. W dobie postępującej informatyzacji, zarówno w sferze działalności gospodarczej, jak i administracji publicznej, decyzja o wdrożeniu systemu nie powinna być odkładana na przyszłość. Wymierne korzyści oferowane przez aplikację są bowiem trudne do przecenienia, a kancelarie już teraz wdrażające system ERP, nie tylko usprawniają swoje wewnętrzne procesy administracyjne, ale przede wszystkim zyskują nowe, potężne narzędzie biznesowe – podsumowuje prezes Foonsy.